La hora boricua

Frecuentemente bromeo con amistades y conocidos que nací en el país equivocado, particularmente por mi compulsión con la puntualidad -- una entre varias.  Los puertorriqueños somos famosos por la impuntualidad; es más, hasta nos sentimos orgullosos de ello.  Aquél o aquella que se vanagloria de ser puntual es, en realidad, una persona rígida, obsesiva compulsiva, según los patrones de nuestra cultura.

Otra mala costumbre del boricua es su resistencia a confirmar su participación en eventos y, si confirma, faltar a su compromiso a última hora simplemente porque llovió, está cansado, el jefe le gritó o el nene no hizo las asignaciones -- en fin, las excusas son interminables.  Esta conducta afecta tanto al que organiza un cóctel, un desfile de modas o la presentación de un orador de calibre internacional, como al que decide invitar a los amigos a una cena en su casa.  En ambos casos puede ser que lleguen, o que no, y si llegan, la hora es impredecible.

 A lo largo de los años, como si viniera de otro país, he aprendido que las fiestas comienzan, con suerte, una hora más tarde de lo citado.  Como no puedo cambiar a la mayoría, ya aprendí a salir de mi casa a la hora señalada en la invitación, ni un segundo antes.  Aun así, frecuentemente estoy entre los primeros invitados que llegan al lugar.

Una de las personas que más conoce sobre la logística de organizar actividades en Puerto Rico es mi amiga y ex compañera de trabajo, Haydeé Rivera, quien por muchos años trabajó en el Departamento de Tráfico de Plus Public Relations y, actualmente, en Euro RSCG Puerto Rico. 

Según ella, cuando se organiza un evento en Puerto Rico: 1) tienes que invitar el doble de personas que quieres que asistan al evento; 2) se presentarán al evento el 40% de las personas que confirmaron su asistencia. A lo largo de los años he comprobado que esta fórmula matemática funciona.  Si llegan más invitados, puedes vanagloriarte de haber obtenido un gran éxito.

Además de crear un evento que sea atractivo, otro elemento crucial para su éxito es invitar con al menos un mes de anticipación y verificar que la fecha no coincida con días festivos, otros eventos importantes o épocas típicas de vacaciones (verano o Navidad). Si se trata de eventos al aire libre, en la Isla es importante evitar los meses más lluviosos (mayo y octubre), la temporada pico de huracanes (septiembre) y tener siempre un plan alterno para llevar el evento a un lugar bajo techo.

Finalmente, para lograr la asistencia deseada también es esencial hacer un esfuerzo intensivo de seguimiento.  De ser posible, lo ideal es llamar a toda la lista de invitados para confirmar la asistencia, o a sus asistentes si se trata de personas de alto nivel gerencial. En vivo, la gente está más inclinada para decirte su verdadera intención de asistir o no a una actividad. 

Si invitas a un evento a través de Facebook, te adelanto que no le puedes dar mucha validez  a las confirmaciones.  La mayoría de las personas contestarán "Si" al preguntarles si asistirán, solamente para salir del paso, pero apenas un 20% aparecerá en la actividad.  (Este es un cálculo mío, no es científico, pero lo he visto en la práctica en varias actividades privadas y públicas.)  Facebook es útil para dar a conocer eventos, pero no te dará un número certero de asistencia.

¡La hora y la informalidad boricua triunfan sobre la tecnología!